06. Bedrijfsvoering

prog6 voortgang bedrijfsuitvoering

Verloopt de beleidsuitvoering in 2017 en 2018 binnen de vastgestelde kaders ?

Goede afstemming werk en capaciteit

Het is een uitdaging om al onze opgaven goed te organiseren, zeker nu door bezuinigingen de rek uit de organisatie is. We zijn daarom in gesprek met de ambtelijke organisatie om te kijken waar de knelpunten zitten en hoe dit opgelost kan worden. De ambtelijke organisatie is aan de slag met het goed afstemmen van de benodigde capaciteit op het werk dat uitgevoerd moet worden. Middels ´continu verbeteren´, met slim kijken hoe de schil vast/flexibel er per team uit moet zien, meer focus op samenwerking en met verbeterde sturing gemeentebreed. Daarnaast zien we ontwikkelingen als de verdergaande digitalisering, de nieuwe rol van de gemeente en de afname van het projectmatig werk.

Dit alles vraagt andere competenties van medewerkers en leidt ook tot extra kosten vanaf 2017.

Bezuinigingen

De bezuinigingsopgave voor de bedrijfsvoering in 2017 bedraagt in totaal ruim € 1,2 miljoen.

Voor zover we deze opgave kunnen invullen met maatregelen zonder directe gevolgen voor de personeelsomvang, verwachten we een aanzienlijk deel (ongeveer € 1 miljoen) te kunnen realiseren. Deze maatregelen hebben dus nog geen consequenties voor onze taakuitvoering. Hiermee zijn onze mogelijkheden in de bedrijfsvoering uitgeput. De invulling van de resterende taakstelling (die na 2017 nogmaals verder oploopt met € 1,2 miljoen) zou de uitvoering van onze taken gaan raken. Het maken van keuzes hierin wordt dan noodzakelijk. De financiële effecten zullen worden bezien in relatie tot het te actualiseren financieel meerjarenperspectief in de begroting 2018.

Werkomgeving

Het onderzoek naar Psycho Sociale Arbeidsbelasting (PSA) laat in het onderdeel werkomgeving bij een deel van de medewerkers knelpunten zien.

Dit wordt mede veroorzaakt door de bezetting van het gebouw (inhuizing Catawiki en WPDA). Voor de korte termijn worden enkele maatrelen getroffen, die in 2017 leiden tot een incidentele uitzetting. 

Catawiki zal begin 2018 vertrekken uit het stadhuis. De ruimte die vrijkomt, willen we weer gaan inzetten voor eigen medewerkers en ook om onze nieuwe manier van werken (andere rol overheid, werken in netwerken) te ondersteunen. 

Na enkele jaren werken in de nieuwe omgeving zijn er door ervaring en nieuwe inzichten binnen de nieuwe werkomgeving ook verbeteringen mogelijk. Hierbij blijft het concept overeind: samenwerking stimuleren, en tijd- en plaats onafhankelijk kunnen werken.

Gezien deze ontwikkelingen wordt er in de tweede helft van 2017 een plan gemaakt voor de werkomgeving vanaf 2018. De doelstelling is dat alle medewerkers goed ondersteund worden bij de uitvoering van hun werk. Dit zal leiden tot een uitzetting van de kosten voor huisvesting.

Sociale agenda 

In het Georganiseerd Overleg wordt gewerkt aan een sociale agenda. Hiervoor is input opgehaald bij medewerkers. Met deze input heeft de gemeente Assen aangegeven waar zij op wil inzetten als werkgever, met als uitgangspunt dat dit budgetneutraal moet plaatsvinden. Er vinden gesprekken plaats en op dit moment (mei 2017) is de sociale agenda nog niet vastgesteld.

ABP

Vanwege de financiële situatie van het ABP, de lage rente en de economische verwachtingen is de komende jaren een hogere premie nodig. Op verzoek van de sociale partners heeft het ABP besloten de stijging over 2017 tot en met 2019 te spreiden. De stijging van het ABP Pensioen zorgt voor een uitzetting van € 400.000 in 2017. Op dit moment is het niet mogelijk om de omvang van de stijging voor 2018 en 2019 in te schatten.

Cao-gemeenten

De huidige cao-gemeenten is per 1 mei 2017 afgelopen. Er is nog geen nieuwe cao afgesloten. Voor de begroting 2017 is rekening gehouden met een nominale loonontwikkeling van 1% (€ 400.000). Indien er een hogere loonontwikkeling zal plaatsvinden, heeft dit consequenties voor de uitkomsten van de jaarrekening 2017, de begroting 2018 en het meerjarenperspectief. Bij de najaarsnota 2017 is naar verwachting meer bekend en zullen mogelijke financiële consequenties op dat moment in beeld worden gebracht.

Zaakgericht werken

Met de live-gang van de invoering van zaakgericht werken per april 2017 is een belangrijke basis gelegd: het grootste deel van de processen die met burgers en bedrijven te maken hebben, staan generiek ingericht in het zaaksysteem.

De tweede fase, waarin verder wordt gewerkt aan verbeterde digitale dienstverlening aan onze klanten, wordt voorbereid. Hiervoor is extra geld nodig, waarbij de inverdieneffecten later in de tijd pas haalbaar zijn.